Informatie Uitwisseling als Basis voor een Flexibel, Veerkrachtig en Betrouwbaar Netwerk Acute Zorg: een onderzoek naar informatie uitwisseling tijdens crisis en opgeschaalde zorg, in opdracht van de regio’s Gelderland Midden en Gelderland Zuid.
Dit project (2017-2018) richtte zich op informatie-uitwisseling binnen de acute zorg ten tijde van crisis en/of opgeschaalde zorg in de regio’s Gelderland Midden en Gelderland Zuid met als doel het inzichtelijk krijgen van informatiebehoeften en knelpunten die ketenpartners ervaren op het gebied van informatie-uitwisseling.
Uitvoerders: Marije Visscher en Kees Boersma.
Resultaten
Informatie-uitwisseling is essentieel voor samenwerking en coördinatie tussen partners binnen de acute zorg, zeker ten tijde van een crisis. De acute zorg bestaat uit verschillende partners met verschillende rollen en verantwoordelijkheden die verschillende betekenissen geven aan de begrippen crisis en opgeschaalde zorg, en daardoor verschillende informatiebehoeften hebben, op basis van hun eigen processen. Ondanks deze verscheidenheid dragen alle partners bij aan de continuïteit van de acute zorg ten alle tijden en heeft het niet optimaal functioneren van één van de partners invloed op de keten als geheel.
De knelpunten op het gebied van informatie-uitwisseling tijdens crises en opgeschaalde zorg die door partners zijn genoemd hebben dan ook niet alleen betrekking op praktische knelpunten wat betreft onderlinge informatie-uitwisseling die te maken hebben met het niet kunnen bereiken van de juiste functionarissen, of het verliezen, en de vervorming, van informatie door telefonisch contact. Knelpunten hebben ook te maken met grotere vragen rondom de betekenis en scope van crises en opgeschaalde zorg binnen de keten, onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van partners en crisisfunctionarissen binnen de keten, en een gemis aan coördinatie en regie. Een holistische visie op informatie-uitwisseling tijdens crisis dan wel opgeschaalde zorg is daarom van belang om een optimaliseringsslag te kunnen maken binnen de regio’s.
Optimalisering op basis van een brede benadering van crises en opgeschaalde zorg, en van informatie-uitwisseling in zowel koude, lauwe als warme fases, kan bijdragen aan een flexibel netwerk acute zorg dat goed op de hoogte is van wat er speelt en waar informatie-uitwisseling met partners is geïntegreerd in de reguliere processen van partners. Het leidt ook tot een veerkrachtig netwerk dat mede door goede informatie-uitwisseling in staat is om zo goed mogelijk te anticiperen op mogelijke verstoringen van processen in het netwerk en in staat is om schokken op te vangen door samen te werken en processen te coördineren waar nodig. Ten slotte draagt het optimaliseren van informatie-uitwisseling bij aan een betrouwbaar netwerk waar partners samen werken aan optimale toegang van patiënten tot acute zorg ten alle tijden op basis van vertrouwen, samenwerking en coördinatie.
– Context: het continu benadrukken van de context waarbinnen crisissituaties kunnen ontstaan, en waarin informatie-uitwisseling plaatsvindt, is belangrijk voor het vaststellen van de adaptieve capaciteit van het acute zorg netwerk om naar aanleiding van verschillende situaties mogelijke crises op te kunnen vangen.
– Coördinatie: om een crisis te beheersen is er coördinatie en samenwerking nodig tussen verschillende partners in het netwerk acute zorg. Informatie-uitwisseling kan daarom niet los worden gezien van grotere coördinatievraagstukken.
– Collaboration Awareness: voor effectieve informatie-uitwisseling, samenwerking en coördinatie is collaboration awareness van belang: partners moeten inzicht verkrijgen in elkaars rollen, verantwoordelijkheden, verwachtingen, belangen, besluitvormingsprocessen, procedures, missies en visies.
– Situation Awareness: het creëren van een gedeeld operationeel beeld ten tijde van een (dreigende) crisis is essentieel voor partners om intern af te kunnen wegen welke maatregelen er moeten getroffen om een crisis te beheersen. Het gaat hierbij om een melding en vervolgens om up-to-date contextuele informatie.
– Systeem: een informatie technolgie systeem moet altijd worden benaderd als hulpmiddel voor de creatie van een gedeeld operationeel beeld.